25 октября - Международный день без бумаги. Московская торгово-промышленная палата поддерживает принцип электронных деловых коммуникаций и поэтому организовала на своей площадке утреннюю встречу с предпринимателями, где за чашкой кофе участники обсудили основные сложности с переходом на новые, прогрессивные технологии.
Сейчас цифровизация экономики провозглашается одной из первоочередных задач экономики страны. Проходит множество мероприятий на эту тему. Однако, как отмечалось на встрече, пока что рядовые сотрудники компаний не готовы к переходу от бумажных документов к электронной форме. Например, большинство работников бухгалтерий с подозрением относятся к нововведениям. Они считают, что переход на «цифру» означает для них необходимость изучения новых программ и даже в дальнейшем возможную потерю работы. Передовым руководителям приходится преодолевать сопротивление персонала при переходе на безбумажные технологии. Но, как выяснилось в ходе беседы, помимо обмена электронными документами существуют непонимания даже в использовании ЭЦП. Так, руководители предприятий не всегда трезво оценивают значимость своей электронной цифровой подписи (ЭЦП) и не осознают последствия халатного отношения к её хранению. Приводились примеры, когда глава компании просил изготовить чуть ли не каждому сотруднику по экземпляру его ЭЦП, мотивируя это тем, что документы для участия в торгах готовят все сотрудники.
Помимо нежелания персонала переходить на новую систему, существуют и чисто технические проблемы: например, проблема роуминга между аккредитованными операторами электронного документооборота (а их около 200). Роуминг между ними нужно подключать вручную и не всегда успех гарантирован. А затратить на этот процесс, к примеру, для подключения контрагента, можно не менее двух дней.
Отсутствие единых отраслевых стандартов мешает организации не внутреннего электронного документооборота, а внешнего.
Электронный документооборот по формированию счетов-фактур разработали специалисты налоговых органов и он отвечает всем поставленным перед налоговиками задачам. Однако, интересы бизнес-сообщества при этом совершенно не учитывались. Поэтому работать с этой системой сложно и трудозатратно.
Еще одна проблема, которую пока не удается разрешить – это вопросы архивного хранения документов. На всякий случай все равно делается бумажная копия – вдруг что-то случится с электронной базой данных. Поэтому полный переход на ЭДО практически не возможен. Еще один вопрос: как хранить электронные документы, чтобы они не утратили свою юридическую значимость. В качестве примера приводилась ситуация с переходом на электронные трудовые книжки. Если молодой человек сейчас придет на работу и получит свою первую запись в такой книжке, сможет ли он подтвердить факт своей работы в этой конторе через 40 лет, когда будет выходить на пенсию? Есть технология переподписывания архивных документов, но это занимает время и требует соблюдения определенных регламентов.
Многими электронные деловые коммуникации оцениваются как лишнее препятствие на пути к решению рядовых бизнес-задач, однако именно они дают возможность бизнесу тратить меньше времени на документы и больше на работу с клиентами.
Поскольку вопрос перехода на ЭДО является актуальным для московских предпринимателей, Московская ТПП планирует провести ряд обучающих семинаров для своих членов, на которых они смогут как получить теоретические знания о том, что такое ЭДО и как осуществляется переход, но и на практике попробовать как заполнить документы, как пользоваться ЭЦП и т.д.
Интересные факты
День Без Бумаги - это международная акция, которая направлена на привлечение внимания компаний и людей по всему миру к современным безбумажным технологиям.
Акция призывает узнавать больше и использовать передовые технологии управления информацией и документами, чтобы сокращать нерациональное использование бумаги.
Для обеспечения бумагой офисов и предприятий России вырубке подвергается 768 млн. деревьев.
Сэкономив 1 тонну бумаги, можно сохранить 17 деревьев, 26000 литров воды, 4000 кВт электроэнергии и 240 литров топлива.
Ежегодно каждый офисный сотрудник выдает 160 килограмм бумажных отходов, а 45% всех бумаг выбрасывается им в течение суток после распечатки.