Состоялся вебинар на тему «Электронная трудовая книжка. Что дальше?», организованный Комитетом МТПП по труду и социальной политике и ООО Центр аудита и охраны труда «Лидер».
С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК) – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Как сообщила на вебинаре председатель Комитета МТПП и руководитель ЦАОТ «Лидер» Ирина Жуковская, «в этом году трудовой книжке исполняется 102 года; это очень полезный государству документ для контроля за населением». До 30 июня все работодатели обязаны уведомить сотрудников об изменении в трудовом законодательстве и переходе на ЭТК. По словам спикера, если этого не сделать, то при проверке Трудовой инспекцией на организацию будет налагаться штраф в размере 50 тысяч рублей за несвоевременное уведомление работника о переходе на ЭТК. Сообщить сотруднику эту информацию можно несколькими способами: лично под роспись, Почтой России, курьерской почтой и личным вручением. Поскольку в условиях пандемии многие организации либо не работают, либо перевели своих сотрудников на «удаленку», вручить в офисе уведомление становится непростой задачей. Ирина Жуковская предостерегла о возможных сложностях в случае использования канала Почты России: извещения чаще всего опускают в почтовый ящик, который многие сейчас проверяют нерегулярно; уведомления теперь хранятся в почтовом отделении не 10 дней, а месяц, и только после этого срока отправляются обратно. Поэтому есть опасность получить уведомление о невручении документа уже после 30 июня. Более надежным способом является курьерская почта, но многие граждане не открывают дверь курьерам, если не ожидают каких-либо посылок. Что касается личного вручения, то в этом случае либо уполномоченное лицо, прибывшее вручать документ сотруднику, должно вести видеосъемку этого процесса с указанием места, времени и даты события, либо необходимы свидетели. Как отметила эксперт, периодически появляются слухи о том, что срок уведомления работников будет продлен до 31 октября, но пока никаких решений не принято и кадровым службам, которые еще не оповестили своих сотрудников, необходимо сделать это как можно быстрее.
Ирина Жуковская представила участникам мероприятия (а в этот раз был зафиксирован своеобразный рекорд – 100 слушателей вебинара) алгоритм, состоящий из 8 шагов, которые необходимо пройти при любых изменениях в кадровой политике. В частности, при переходе на ЭТК прежде всего нужно издать приказ о переходе на электронные трудовые книжки; в случае необходимости создать рабочую группу или комиссию; издать локальный нормативный акт (ЛНА) в котором прописывать порядок перехода на ЭТК; издать приказ об утверждении ЛНА; ознакомить всех сотрудников с ним; обозначить начало действия новых правил (требований) и провести контроль сроков и исполнения требований.
Отдельный раздел вебинара был посвящен основным ошибкам в бумажных трудовых книжках. Среди них Ирина Жуковская назвала неверное заполнение титульного листа, неправильное заполнение наименования организации, некорректные формулировки принятия или увольнения; ошибки во внесении сведений о награждениях и в оформлении вкладышей. Спикер особо обратила внимание участников на тот факт, что, если устраиваться на работу приходит сотрудник, у которого есть ошибки в трудовой книжке, допущенные кадровыми службами на предыдущем месте, то до их исправления брать на работу его нельзя. Дело в том, что за принятие неверно оформленной ТК с ошибками отвечает кадровик, причем не только административно, но и материально.
Среди преимуществ ЭТК спикер назвала серьезное уменьшение количества ошибок (система не позволит нести некорректные сведения); возможность электронного устройства на работу; снижение расходов работодателя на приобретение, ведение и хранение бумажный трудовых книжек; дистанционное оформление пенсии; использование данных ЭТК для получения электронных государственных услуг.
Сотрудникам, которые будут оформляться на работу после 31 декабря 2020 года, будет заводиться исключительно электронная трудовая книжка. Те же, кто уже имеет трудовой стаж, смогут выбрать какую форму ТК они предпочитают. Тем, кто выберет ЭТК, бумажную книжку выдадут на руки. Они должны её хранить у себя, поскольку в электронный документ будут внесены данные только начиная с 1 января 2020 года.
В завершение мероприятия Ирина Жуковская ответила на вопросы участников и пригласила всех на следующий вебинар, который пройдет во вторник, 9 июня.
Мероприятие проведено при поддержке Правительства Москвы и Департамента экономической политики и развития города Москвы
Полную видеозапись вебинара смотрите на Youtube-канале МТПП
