Гильдия предприятий торговли и услуг при МТПП и ООО «Бридж Групп» провели вебинар на тему на тему «Как упростить работу с архивом и находить любой документ за 1 минуту».
Руководитель административного отдела «Бридж Групп» Ольга Егорова уверена, что тема важна, учитывая, что в настоящее время «сотрудники в штате становятся дорогими специалистами и хочется оптимизировать их работу». Спикер поделилась опытом «Бридж Групп» по внедрению цифрового архива первичной документации. Рассказала, как сделать так, чтобы быстро находить договоры и сопутствующие им документы, отдельное внимание уделила срокам хранения документов. Эти сроки различны – от временного (три года) хранения до постоянного, при котором документы должны оставаться в целости и сохранности на весь период жизнедеятельности компании.
Ольга Егорова дала конкретные практические советы по первичной документации: почему стоит её сканировать, куда лучше прикрепить для сохранности, как она должна выглядеть перед загрузкой в архив и когда может пригодиться.
Спикер предостерегла слушателей от уничтожения архива – такой способ утилизации влечёт за собой штрафы. Но, если навести порядок в архиве, любой документ можно найти без проблем. Ольга Егорова предложила разложить документы по видам хозяйственных операций; каждый вид документации, в свою очередь, разделить по периодам. А уже разложенные документы проверить на правильность заполнения. Копии не подлежат хранению, если есть оригинал. Документы, которые больше не подлежат хранению, можно уничтожить. Но их нельзя просто выкинуть на свалку, потому что это может повлечь за собой разглашение конфиденциальности, загрязнение природы и вероятность уничтожить что-то «случайно».
Участники вебинара оценили необходимость сканирования документации, получили ответ на вопрос, как оптимизировать работу бухгалтера, узнали, как правильно именовать документы, чтобы они правильно сортировались в электронном архиве.
Мероприятие проведено при поддержке Правительства Москвы и Департамента экономической политики и развития города Москвы