Комитет МТПП по труду и социальной политике и ООО Центр аудита и охраны труда «Лидер» провели вебинар на тему: «Электронный документооборот, связанный с работой. Что это значит?».
Прежде всего, председатель Комитета МТПП и руководитель ЦАОТ «Лидер» Ирина Жуковская дала определение электронному документообороту: «это обмен юридически важными бумагами, оформленными в онлайн-формате с помощью электронной цифровой подписи». Основной целью перевода документов, связанных с трудовым законодательством РФ, в электронный вид спикер назвала «запуск механизмов ведения в организации документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, с учетом подготовки предложений по внесению соответствующих изменений в законодательство». Положения об электронном учете трудовой деятельности вступают в действие с 1 января 2021 года. Глава общественной структуры МТПП особо обратила внимание участников вебинара на тот факт, что все работодатели до 30 июня обязаны уведомить своих работников о том, что они должны определиться с тем, каким образом будет вестись их трудовая книжка – либо по-прежнему, в бумажном виде, либо в электронном. «До 30 июня осталось совсем мало времени», - предостерегла кадровых работников эксперт. При этом бумажные трудовые книжки утратят свою силу 1 января 2027 года. До этого срока работодателю, чьи сотрудники не согласятся перейти на электронные книжки, со следующего года придется вести две системы учета.
Ирина Жуковская перечислила основные цели введения электронного документооборота, связанного с работой. Это: снижение рисков предпринимателей; увеличение производительности труда; оптимизация персонала и процессов синхронизации рабочих бизнес-процессов; прозрачность документооборота и простота контроля надзорными органами; единообразие документооборота по всей стране, а также рост доходов бизнеса в связи с минимизацией рисков привлечения к административной ответственности.
Помимо этого, участники семинара узнали об основных принципах электронного документооборота. Прежде всего, он позволяет однократно регистрировать документы, при этом однозначно их идентифицировать. Операции могут проводиться параллельно, что позволяет существенно сократить время движения документов. Единая база позволяет не допускать дублирования документов, а система поиска позволяет найти необходимый документ, обладая минимумом информации о нем. Однако при всех очевидных плюсах введения ЭДО, есть и обратная сторона медали. Она связана с дополнительными расходами на приобретение программного обеспечения и электронных цифровых подписей (ЭЦП). Необходимо провести обучение сотрудников, причем не все они смогут освоить новую систему и тогда придется еще и заниматься подбором нового, более квалифицированного персонала. Современное законодательство в сфере цифровизации и электронного документооборота пока еще весьма далеко от совершенства, хотя постоянно принимаются нормативные акты, направленные на устранение пробелов. И еще одной существенной проблемой является перенос неверных сведений в электронную систему с действующих бумажных носителей. Поэтому, Ирина Жуковская настоятельно порекомендовала работникам кадровых служб уделить особое внимание приведению бумажной документации в соответствие с требованиями действующего законодательства, в том числе профессиональных стандартов.
Участники вебинара ознакомились с современной нормативно-правовой базой, связанной с электронным документооборотом в трудовых отношениях. Помимо этого, все они могут получить на адреса своих электронных почт нормативные документы, необходимые для их работы, а также «дорожную карту» перехода на ЭДО-Р.
Полный видеоотчет о вебинаре – на Youtube-канале МТПП.
Мероприятие проведено при поддержке Правительства Москвы и Департамента экономической политик и развития города Москвы
