16 апреля Гильдия предприятий торговли и услуг при МТПП и ООО «Бридж Групп» провели практический вебинар на тему «Уничтожение документов после сдачи годовой отчетности: как эффективно и экономно для компании и бухгалтера провести этот процесс».
«Наш вебинар в первую очередь касается бухгалтерской документации. Мы будем говорить про ответственное хранение бухгалтерских и отчетных документов и разных регистров бухгалтерского учета. Я поделюсь опытом, который пригодится вам, уважаемые слушатели, в деятельности ваших компаний, – сообщила спикер вебинара – руководитель административного отдела ООО «Бридж Групп» Ольга Егорова. – После сдачи годовой бухгалтерской отчетности наступил подходящий момент для того, чтобы освободить свои площади от документов, которые не подлежат дальнейшему хранению».
Для начала спикер познакомила слушателей с нормативными актами, которые регламентируют хранение документов, в частности Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (ч.1, ст. 29), Федеральным законом «Об архивном деле» (ч.1, ст. 17) и т.д. Она подчеркнула, что все законы и приказы на эту тему необходимо отслеживать. Если то или иное подразделение в организации передало документы в архив, которым ведают сотрудники другого отдела, им надо подсказывать о принятых изменениях, которые могут касаться норм пожарной безопасности, охраны труда и других.
Далее спикер рассказала о нормах федеральных законов, регулирующих взаимодействие с документами с истекшим сроком хранения, а также других нормативных актах, которые необходимо учитывать при уничтожении документов, в частности, №7-ФЗ «Об охране окружающей среды», №89-ФЗ «Об отходах производства и потребления». Затем она разъяснила слушателям, в каких случаях документы нельзя уничтожать даже по истечении официально установленных пяти лет (при наличии не до конца списанных убытков прошлых лет; после прерывания и нового срока исковой давности по не списанной в качестве безнадежной дебиторской задолженности; при наличии амортизируемого имущества или амортизируемого имущества, реализованного с убытком). «Принимая дела у увольняющегося сотрудника, у него необходимо запросить эти документы», – подчеркнула также спикер.
Она детально раскрыла слушателям вебинара порядок действий при уничтожении устаревших бухгалтерских документов – от приказа директора организации о создании соответствующей комиссии (в нее обычно входят главный бухгалтер, юрист, специалист по делопроизводству и т.д.) до фиксации уничтожения всех бумаг о составления акта о физическом уничтожении документов. При этом спикер особо подчеркнула, что документы нельзя выбрасывать или сжигать – оба этих действия вредят экологии и наказываются по закону.
Далее спикер объяснила, какие документы и в каких случаях уничтожаются при реорганизации предприятия. Затем она рассказала, как следует архивировать документы, чтобы в случае необходимости их можно было без проблем найти в архиве. «Любите бумаги! – призвала спикер. – Они достойны того, чтобы их хранили и наводили среди них порядок». Она познакомила участников вебинара с опытом хранения бумаг в «Бридж Групп».
Затем спикер рассказала на опыте «Бридж Групп» о том, что организация может сделать со скопившейся макулатурой – в частности, передать в благотворительные фонды и других путях.
Спикер также указала слушателям на то, как оптимизировать работу с документами (также на опыте «Бридж Групп»), в частности, как запустить в организации поточное сканирование и сколько будет стоить этот процесс вместе с закупкой необходимого оборудования, а также какую экономию средств он может принести впоследствии. Спикер поделилась опытом своей компании по ускорению поиска документов в бумажном и цифровом вариантах, а также тем, какие выгоды могут быть получены при работе с цифровыми документами. В заключение вебинара она порекомендовала слушателям список вопросов, которые следует задать себе, чтобы понять, насколько правильно в компании налажено хранение документов.
Мероприятие проведено при поддержке Правительства Москвы и Департамента экономической политики и развития города Москвы
