Гильдия предприятий торговли и услуг при МТПП и ООО «Бридж Групп» провели вебинар на тему «Планирование отпусков: как сократить трудозатраты (особенно в жаркий сезон) и нивелировать любые риски».
В начале вебинара один из его спикеров – руководитель департамента расчета заработной платы и кадрового учета Валентина Яковлева пообещала разъяснить, как «легко и просто планировать отпуска сотрудников с помощью КЭДО» (напомним, что этой аббревиатурой обозначается система, в которой сотрудники и работодатель подписывают кадровые документы электронной подписью), рассказать, какие преимущества компания получает от перехода на КЭДО, как легализовать автоматизацию кадровых процессов и как электронное взаимодействие помогает HR-специалистам при работе с отпусками.
Спикер напомнила, что возможность применять КЭДО появилась у компаний с конца 2021 года. Согласно утвержденной Правительством РФ программе цифровой трансформации в социальной сфере, переход работодателей на КЭДО должен быть повсеместным и, по прогнозам Минтруда РФ, осуществиться до 2024 года.
Далее спикер рассказала, когда работодатель должен формировать и утверждать график отпусков в компании (сделать это необходимо не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года). «Как “живет” этот график отпусков потом – зависит от культуры компании», – объяснила спикер: работодатели могут (но не обязаны) учитывать пожелания сотрудников. Она напомнила, каких сотрудников необходимо включать в график отпусков в обязательном порядке и мнения каких категорий сотрудников (несовершеннолетние, родители ребенка-инвалида до 18 лет, женщины до и после декрета, а также после отпуска по уходу за ребенком и т.д.) работодатель должен учитывать при планировании, переносе отпусков и делении их на части. Согласие сторон обязательно должно быть зафиксировано документально.
Спикер рассказала о поправках, готовящихся в трудовое законодательство (сейчас законопроект находится на рассмотрении в Государственной Думе), в частности, касающихся отпускных выплат.
Еще один спикер вебинара – сотрудник компании Nopaper Анна Гурьева рассказала на примерах планирования и предоставления отпусков, как способна облегчить жизнь работников компании информационная система. Она детально описала шаги в этом направлении (получение задачи на планирование графика отпусков; согласование дат отпусков уполномоченным лицом; подписание заявлений о разделении отпусков на части; формирование графика отпусков в 1С кадровым специалистом; подписание приказов сотрудниками; получение кадровым специалистом заявлений в 1С).
Далее Валентина Яковлева рассказала, что необходимо учесть руководству компании при принятии решения о переходе на КЭДО, – в частности, то, что последующий отказ от него не предусмотрен трудовым законодательством, а с 1 марта 2023 года вступили в силу единые требования к составу и форматам электронных документов. Спикер описала, каким критериям должна соответствовать приобретаемая информационная система и какие задачи она должна выполнять. Приведя соответствующие примеры, спикер проиллюстрировала, как система КЭДО, фиксирующая все моменты входа сотрудников и длительность просмотра ими электронных документов, может значительно облегчить позицию той или иной стороне при разбирательстве в суде.
Анна Гурьева дополнила коллегу советами по хранению электронной подписи и привела пример получения доступа к ней обманным путем для подписания якобы сотрудником заявления об увольнении по собственному желанию.
Затем спикеры рассказали слушателям, как компания должна правильно легализовать КЭДО, чтобы исключить в дальнейшем все риски (разработать локальные нормативные акты о введении КЭДО и о порядке его осуществления; получить письменное согласие работников на переход на КЭДО; разработать и утвердить регламент по использованию электронных подписей; уведомлять новых сотрудников об ЭДО до подписания трудового договора с ними и т.д.). В заключение Валентина Яковлева привела кейс о внедрении КЭДО в IT-компании, в результате чего на 90% сократились расходы на бумагу и курьерскую доставку, а трудозатраты кадрового специалиста уменьшились на 30%.
Мероприятие проведено при поддержке Правительства Москвы и Департамента экономической политики и развития города Москвы
