Гильдия информационных технологий и цифровых коммуникаций при МТПП и студия «Автопилот» провели семинар «Как навести порядок в документах и убрать рутину в офисе?», цель которого – помочь оцифровать и взять под контроль бизнес-процессы, повысить эффективность управления, увеличить конверсию продаж и выручку предприятия, ускорить и упростить процессы найма и увольнения персонала, развить имеющуюся ИТ-инфраструктуру компании.
Директор студии «Автопилот», руководитель проектов по внедрению систем управления и автоматизации бизнес-процессов, внедрению Битрикс24 Юлия Трошкина и основатель «Автопилота», управляющий партнер PG Consulting, старший специалист по автоматизации бизнес-процессов, бизнес-аналитик, эксперт по стратегическому и проектному управлению Павел Трошкин приветствовали участников семинара, рассказали о себе и деятельности своей студии. «Битрикс24 является нашим флагманским продуктом, и сегодня мы покажем его возможности в плане документооборота», – пообещала Юлия Трошкина.
По ее словам, в Битрикс24 есть все инструменты, необходимые для совместной работы в онлайн-пространстве с собственными сотрудниками и клиентами, осуществления совместных задач и проектов, управления сайтами и автоматизации (в том числе с помощью роботов) различных процессов. Спикер перечислила эти инструменты. «Все процессы в бизнесе можно оцифровать, разработать на основе этой оцифровки KPI и с их помощью измерять результативность и эффективность действий, предпринятых сотрудниками», – отметила она.
Спикеры представили слушателям помощника и персонального ассистента CoPilot, созданного на технологии генеративных языковых моделей GPT. Далее они подробно рассказали об автоматизации, объяснив, что в Битриксе можно настроить различные воронки под требуемые процессы. Они раскрыли принцип разделения на воронки и привели подробный пример параллельного согласования договора с помощью таких воронок, по результатам которого всегда можно отследить, кто принимал то или иное решение. «Воронка – это способ не только разделения на этапы, но и запуска автоматизации», – отметили спикеры и объяснили на примерах, как это происходит, как можно автоматизировать постановку задачи, рассказали о типах роботов для сотрудников, клиентов и т.д.
«Благодаря тому, что Битрикс соединяет все каналы коммуникации, вы можете отслеживать каждую сделку, каждый процесс и их отдельные сущности», – отметили они и рассказали об отслеживании сделок с помощью Битрикса. Их можно смотреть в разных форматах, они перемещаются по стадиям, и в них происходит автоматизация. По словам спикеров, сначала Битрикс использовался для отслеживания продаж, потом с его помощью стали отслеживать предпродажные сделки – они привели примеры на эту тему, в частности, отслеживание карточек по объектам в агентстве недвижимости.
Затем спикеры перешли к следующему уровню автоматизации бизнеса – смарт-процессам (создание своих сущностей, запуск цепочек движения по воронке, автоматизация роботами и триггерами и т.д.). «По сути, это способ выделения воронки в отдельный раздел, способ создания отдельного цифрового рабочего пространства для отдельных подразделений или даже отдельных сотрудников, например, кадровика, – уточнили спикеры. – По этой же аналогии выстраивается цифровое рабочее место для работы с документами. Все будет зависеть от того, как будут выстроены процессы именно в вашей компании», – и привели детальные примеры на эту тему, касающиеся работы с различными актами (по аналогии с актами аналогичная работа также может вестись с договорами, отчетами и т.д.). Спикеры также рассказали о том, как с помощью Битрикс создать электронный архив, в котором документы будут храниться до 76 лет.
При работе с документами можно также отслеживать их статус – активны они или нет. «Бизнес зачастую хромает от просроченных договоров и соглашений, – напомнили спикеры. – Состояние акта (закрыт он или нет) важно для юридической безопасности компании: на незакрытые акты может быть начислен долг».
Далее спикеры рассказали о вариантах привязки документов друг к другу и о том, как отслеживать договоры с помощью Битрикса, как отправлять доверенности; объяснили, как в сделке может запускаться процесс формирования документа, как создаются карточки смарт-процесса, как в Битриксе подписываются документы, и привели примеры на эту тему.
Затем спикеры перешли к кейсу «Логистика, закупки, утилизация отходов», в котором рассказывается об автоматизации процесса приобретения и утилизации фермерами просроченных продуктов магазинов и полученных в ходе этой автоматизации экономических и организационных выгодах. Второй кейс касался внедрения автоотправки документов в инвестиционной компании с помощью Битрикс24.
Затем спикеры рассказали об организации дискового пространства для совместной работы (формировании групп в Битриксе) – о том, как ведется работа с документами при пользовании диском, какие моменты можно при этом отслеживать и т.д. Они привели в пример кейс по организации удаленной работы с помощью Битрикса24: ручная отправка документов была заменена ведением работы в диске (что было и что стало), а также кейс по организации работы франчайзи.
Последняя рассмотренная на семинаре тема называлась «КЭДО + Госключ». Спикеры привели пример того, как с помощью инструментов можно выстроить и автоматизировать любое юридическое обслуживание, рассказали, что такое Госключ, как сотрудникам подписывать документы при помощи Госключа внутри своего рабочего пространства в Битрикс24, чем эта технология удобна и выгодна для бизнеса. Спикеры также объяснили, какие документы можно подписывать в Битрикс24 КЭДО, а какие нет. В заключение участникам вебинара показали, как подключить систему «КЭДО +Госключ» всего за пять шагов.
На протяжении семинара спикеры активно отвечали на вопросы слушателей. После семинара состоялось оживленное обсуждение прослушанного материала.
Мероприятие проведено при поддержке Правительства Москвы и Департамента экономической политики и развития города Москвы
