Комитет МТПП по развитию медиации провел открытое заседание «Медиативные техники, используемые при подборе бизнес-ассистентов и помощников».
Мероприятие прошло в режиме обмена мнениями между тремя спикерами и участниками. В роли спикеров выступили председатель Комитета МТПП по развитию медиации, генеральный директор ООО «Центр по содействию бизнесу» Евгения Черячукина, заместитель председателя федеральной комиссии по социальному предпринимательству, заместитель генерального директора ООО «АудитФинанс» Светлана Налепова и руководитель Комитета по партнёрству Московского областного отделения «ОПОРЫ РОССИИ», основатель Ассоциации «Бизнес-Репетитор», руководитель направления разработки партнёрских соглашений, подбора и адаптации бизнес-ассистентов и управленческого персонала Марат Арсланов.
Как сообщил Марат Арсланов, «бизнес-ассистент– незаменимый для руководителя сотрудник, закрывающий множество ролей. Это – собирательная вакансия, состоящая из большого числа бизнес-ролей, подпроцессов, функциональных обязанностей». Спикер отметил, что при подборе ассистента необходимо отграничивать его функции от функций личного помощника.
«Личный помощник занимается обеспечением комфортной работы руководителя за счёт разгрузки от личных задач. Он в том числе может быть гидом, переводчиком и даже няней и домашним управляющим». В то же время бизнес-ассистент (БА) – это сотрудник, который помогает руководителю с определенными бизнес-процессами компании. Ему можно поручить составление бизнес-графика руководителя, ведение различных google-документов и таблиц, составление аналитических отчётов по заданным параметрам, проведение переговоров с подрядчиками, налаживание коммуникации внутри компании. По мнению экспертов, БА – очень важная фигура в компании; по мнению Марата Арсланова, он стоит на третьем месте после руководителя и HR-специалиста. «Реалии таковы, что ни один руководитель не обходится без бизнес-ассистента, и чем серьёзнее бизнес и масштабнее задачи компании, тем сильнее потребность в ассистенте», - подчеркнули эксперты.
По словам экспертов, с появлением БА в рабочем процессе руководителя меняется очень многое: он может быть уверен, что задачи, которые он ставит перед компанией, будут выполнены качественно и своевременно, а он может сосредоточиться на стратегии бизнеса и личных делах. Что очень важно – БА можно делегировать не только задачи, но и ответственность. По словам Светланы Налеповой, «у меня появился бизнес-консультант, когда я поняла, что моё время стоит очень дорого. Вы у ассистента покупаете своё время». Далее Марат Асланов рассказал, как подобрать ассистента, который будет действительно высокоэффективным помощником. Эксперт предложил руководителю в течение трёх недель фиксировать все задачи и действия, которые он производит в течение рабочего времени. Затем данные нужно проанализировать и выделить те функции и задачи, которые руководитель готов делегировать. После этого необходимо подhобно описать должностные обязанности, создать тестовое задание и тогда уже приступить к отбору откликнувшихся кандидатов.
Как подчеркнули эксперты, при подборе БА нужно применять компетентностный подход: фокусироваться на ключевых навыках и компетенциях, а не на владении информацией, знаниях и умениях сотрудника. Эксперты на примерах рассказали о классификации: информация – знания – умения – навыки – компетенции.
Евгения Черячукина рассказала о медиативных техниках, которые можно использовать при собеседовании на должность бизнес-ассистента. Она посоветовала задавать как закрытые, так и открытые вопросы для выявления навыков и опыта. Закрытые вопросы следует задавать для получения конкретной информации, а также для подготовки почвы для более сложных вопросов. «Используя открытые вопросы, задавайте те, которые позволят собеседнику рассказать о своём опыте работы, навыках в области организации и планирования, а также способности к коммуникации», - порекомендовала руководитель общественной структуры МТПП. Также важно совпадение ценностей компании и кандидата. Евгения Черячукина подчеркнула: «используя медиативные техники, вы сможете создать более доверительную и продуктивную обстановку на собеседовании, что поможет лучше понять кандидата и принять обоснованное решение». При этом, очень важны не только профессиональные, но личностные качества, такие как коммуникационные навыки, стрессоустойчивость и способность к разрешению конфликтов.
Отвечая на вопрос одной из участниц вебинара, эксперты сошлись во мнении, что, если в задачи бизнес-ассистента входят и творческие задачи, и функции, требующие четкости и скрупулезности, то нужно брать двух человек (возможно, не на полный рабочий день), потому что для разных задач нужны люди, относящиеся в разным психотипам. Кстати, по мнению экспертов рынка, найти помощников на неполный рабочий день проще, чем на полную занятость.
Вебинар прошел в интерактивной форме, спикеры и участники делились опытом, обменивались экспертными мнениями, отвечали на запросы аудитории.
Мероприятие проведено при поддержке Правительства Москвы и Департамента экономической политики и развития города Москвы
