С 1 июля участники гражданско-правовых сообществ, в том числе обществ с ограниченной ответственностью, могут участвовать в заседаниях (ранее – очных голосованиях) любых собраний (внеочередных, годовых и т.д.) дистанционно. Условием такого участия является возможность достоверно идентифицировать лицо, которое принимает участие в заседании, обсуждении вопросов повестки дня и голосовании по ним.
Участники самостоятельно определяют способы идентификации, например, с помощью электронной почты, мобильного телефона, иных электронных или технических средств.
Важно, чтобы порядок идентификации был указан в уставе юридического лица или утвержден единогласным решением участников.
Появилось право совмещать голосование на заседании с заочным голосованием, но для этого также необходимо внести соответствующие изменения в устав или принять их единогласным решением.
Протокол заседания собрания должен содержать следующие обязательные сведения:
1) дата и время проведения заседания, место проведения заседания и (или) способ дистанционного участия лиц в заседании, а если это заочное голосование - дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании и способ отправки этих документов;
2) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
3) сведения о лицах, принявших участие в заседании, и (или) о лицах, направивших документы, содержащие сведения о голосовании;
4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов, если подсчет голосов был поручен определенным лицам;
5) сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол;
6) сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования, если участник требует их внести в протокол;
7) сведения о лицах, подписавших протокол.
Кроме того, теперь необходимо обеспечивать сохранность и возможность воспроизведения в неизменном виде сведений, отраженных в протоколе. Например, если лицо голосовало путем направления видеофайла, то следует организовать хранение указанного документа течение установленных сроков.
О том, какие риски скрываются в положениях уставов и что учесть при утверждении или внесении изменений в устав, читайте в Готовом решении Библиотеки «Документы в порядке – «Устав общества: что нужно знать и учесть каждому участнику».
А с рекомендациями по хранению документов и формированию архива с учетом требований законодательства в области персональных данных вы можете ознакомиться в Пакетном предложении «Обращение с документами и их хранение».
Источник: Федеральный закон от 28.06.2021 г. № 225-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации»